Logo
big image small image
people pic

Управление операционной
деятельностью ВУЗа

Operations management in Universities

HeRo Workspace позволяет компаниям стать digital:
управлять проектами, командами, эффективно
коммуницировать и отслеживать процессы онлайн.

HeRo Workspace enables companies to become digital: manage projects, teams, effectively communicate and track processes online.

people pic

HeRo Workspace

SaaS платформа HeRo Workspace обеспечивает ВУЗам своевременное выполнение задач и проектов
с помощью удобных онлайн-инструментов

SaaS platform HeRo Workspace helps universities to complete tasks and projects within scheduled time and resources

laptop rectangle

Управляйте ВУЗом с соблюдением
методологии проектного управления

Manage the university in compliance with the project management methodology

HeRo Workspace обеспечивает правильную последовательность процессов в операционной деятельности подразделений и позволяет архивировать основные управленческие и содержательные документы. В случае необходимости их можно
использования при реализации других проектов.

HeRo Workspace ensures the operational activities with the correct sequence of processes. All main management and content documents for an unlimited number of projects can be added to the archive and retrieved during the implementation of other projects.

Инициализация

Initialization

green role

Планирование

Planning

blue role

Выполнение

Execution

pink role

Контроль и мониторинг

Control and monitoring

orange role

Завершение

Completion

red role

Выполнение

pink role

Контроль и мониторинг

orange role

Завершение

red role

Завершение

red role

Управление операционной
деятельностью ВУЗа

Manage the university in compliance with the project management methodology

Ректор и проректор

Rector and Vice Chancellors

  • Имеет доступ ко всем проектам/подразделениям, кафедрам, факультетам, межфакультетским департаментам:
    - задачи, приоритеты, ответственные, сроки выполнения;
    - исходные документы, документы в работе, документы на согласование с руководством;
  • Формирует дайджест дайджест по проектам всего ВУЗа (еженедельно, ежемесячно, за выбранный период):
    - приоритетные или горящие задачи по подразделениям или ответственным;
    - общее количество задач;
    - нагрузка участников, затраченное время и финансы;
    - статус: просроченные и не актуальные задачи;
    - согласование: количество разработанных документов, предназначенных на согласование и подпись;
    - мониторинг эффективности: выполнение задач и подзадач в департаменте и отдельных сотрудников в рамках запланированного бюджета и времени;
  • Коммуницирует, запрашивает и обменивается документами по всем проектам и задачам;
  • Разрабатывает среднесрочные и долгосрочные планы по заданным параметрам: бюджет, сроки, подразделение;
  • Получает уведомления о поступлении документов на согласование и подпись.
  • Has an access to all projects/divisions, departments, faculties, interfaculty departments: tasks, priorities, responsible persons, deadlines; drafts, source documents, documents in progress, documents for approval;
  • Generates projects digest for the entire university (weekly, monthly, for the selected period):
    - priority or "burning tasks" by divisions or responsible;
    - the total number of tasks;
    - tasks loading of participants, time spent, and finances;
    - status: overdue and outdated tasks;
    - approval: the number of documents for approval and signature;
    - performance monitoring: execution of tasks and subtasks in the department and individual employees within the planned budget and time;
  • Communicates, requests, and download documents for all projects and tasks;
  • Develops medium-term and long-term plans: budget, terms, department;
  • Receives notifications to sign or approve received documents

Руководитель подразделения

Divisional manager

  • Создает задачи, разбивает их на подзадачи, расставляет приоритеты, назначает ответственных и сроки выполнения;
  • Мониторит горящие и просроченные задачи по сотрудникам, поступление документов на согласование, нагрузку сотрудников, затраченное время и финансы по сотруднику или департаменту за выбранный период;
  • Ведет документооборот и коммуникацию: обсуждение задач и документов в работе, совместное редактирование, загрузка и скачивание документов;
  • Формирует отчеты за выбранный период по эффективности работе подразделения;
  • Получает уведомления-напоминания о горящих или просроченных задачах сотрудников.
  • Creates tasks and subtasks with priorities, responsible persons, and deadlines;
  • Monitors: burning and overdue tasks for employees, documents for approval, the workload of employees, time spent, and finances for the selected period;
  • Maintain document flow and communication: discussion tasks and documents in progress, joint editing, uploading and downloading documents;
  • Generates reports on the efficiency of the department or employee for the selected period;
  • Receives notifications about burning or overdue tasks.

Academic and administrative staff member

Кабинет сотрудника

  • Получает задачи или подзадачи на выполнение в качестве участника или ответственного с указанием срока ее выполнения;
  • Фиксирует время, затраченное на выполнение задачи;
  • Прикрепляет , скачивает и совместно редактирует документы, пишет комментарии, отправляет документы на согласование и подпись;
  • Получает уведомления-напоминания о подходящих сроках сдачи задачи/подзадачи.
  • Receives and creates tasks or subtasks as a participant or the responsible person with an indication of the deadline;
  • Inputs the time spent on the task;
  • Uploads, downloads, and co-edits documents, writes comments, sends documents for approval and signature;
  • Receives notifications about coming deadlines for the task/subtask.

Ключевой функционал

Core features

Управление проектами
Project management
Communication
Коммуникация с сотрудниками
Учёт времени
Time tracking
User access rights differentiation
Права доступа
Отчётность
Reports
Agile-инструменты
Agile-tools
listenter

Каждый факультет, кафедра и межвузовское подразделение планируют, ведут собственные задачи, мониторят своевременность их выполнения и формируют отчетность за выбранный период.

Each faculty, department, and interuniversity division may plan, do, monitor, and generate reports on the effectiveness of their work during the selected period.

enrollee

Каждый сотрудник, подключеннный к задаче или проекту может оставлять комментарии, прикреплять файлы, чек-листы.

Any employee involved in the project or task can leave comments, attach files, and receive a notification on all project or task updates.

student

Каждой задаче назначаются затраты времени, запускается таймер или указывается время после его выполнения. Руководство мониторит затраты отдельных сотрудников и по подразделению в целом.

Any task should be assigned at a scheduled time. Users should start a timer, or input it manually afterward so that the responsible person could monitor and report hours of selected employees and the department as a whole.

employee

Каждому уровню сотрудников доступны функциональности продукта в зависимости от уровня его ответственности.

Any employee is granted access to HeRo Workspace functionalities according to his/her level of responsibility.

teacher

Автоматическое создание общих и детальных отчётов, статистики по подразделениям, задачам, сотрудникам и меткам, например: задачи в работе, горящие задачи.

General and detailed reports, statistics on departments, tasks, employees, and tags, for example, tasks in progress, burning tasks are generated in automatical mode.

teacher

Канбан-доска показывает, на каком этапе находится каждый сотрудник команды. Диаграмма Ганта транслирует сроки выполнения задач на шкале времени.

A kanban board will help end-users visualize work and monitor work-in-progress. A Gantt chart should be used for planning and tracking project schedules.

Преимущества пользователей

End-user advantages

Безопасность

Data safety

  • Система HeRo Workspace работает в кластере из четырёх дата-центров Tier-3 класса, разнесенных географически.
  • "HeRo Workspace system works in a cluster of four data centers Tier-3 grades, geographically separated."

Ежедневные резервные копии

Backup copy on a daily basis

  • Все данные резервируются на отдельном сервере. Полное резервное копирование выполняется ежедневно и хранится в зашифрованном виде.
  • All data is backed up on a separate server. Full backup copying is performed daily and stored encrypted.

Мобильное приложение

Mobile application

  • Приложение под iOS и Android поможет держать руку на пульсе. Оно немного урезано, относительно десктоп-версии, однако базовые функции доступны прямо с телефона.
  • The application for iOS and Android provides access to the basic functions of the product.

Интеграции

Integration

  • У нас есть открытый API, который позволяет выгружать и загружать данные из HeRo Workspace. Например, выгружать отчеты в свои финансовые системы и считать зарплаты сотрудников. Вариаций использования API — множество.
  • An open API allows to upload and download data from HeRo Workspace. For example, upload reports to your financial systems and calculate employee salaries. There are many ways to use the API.

Супербыстрая поддержка

Superfast support

  • Средний ответ наших специалистов 10 минут в рабочее время и 1 час в нерабочее. Мы готовы вникать в локальные вопросы вашей компании и помогать в уникальных ситуациях.
  • The average response time from our specialists is 10 minutes during working hours and 1 hour after working hours.

HeRo Study

Содействие ВУЗам в процессе цифровизации и интеграции в глобальное образовательное сообщество.

Furthering universities in their digital transformation and integration into the global educational community.

24

Новых Вузов в переговорах.

Potential clients-universities.

7

Вузов на этапе внедрения.

Current clients-universities.

2

Страны: Казахстан, Украина, Россия.

Target countries: Kazakhstan, Ukraine, Russia.

ATURAU UNI
ATURAU GAS
APEC IMG
Open IMG
Ingeneering Humanitarian
KPI
Caspian IMG
Caspian IMG